Бизнес комуникацията чрез Интернет е нещо, без което не можем. Както всяко нещо, и тя си има няколко правила, които ще улеснят и твоя живот, и живота на тези, с които си пишеш.
За какво служи един бизнес имейл? Той няма за цел да информира шефа ти, че му пожелаваш приятен ден и че се възхищаваш много от това, което е свършил за тази компания. Целта на работното писмо е или да информира за нещо, свързано с работата, или да реши някакъв проблем в нея, не да си разказваме приказки за лека нощ.
Затова: какво да НЕ правиш в бизнес имейла
1. Не благодари излишно. Няма смисъл от цяло писмо, в което има една дума: „Благодаря” или, още по-зле, „10х”. Има смисъл от благодарности, ако си шеф и искаш да покажеш на подчинения си, че оценяваш работата му. Ако обаче прибавиш към 100-те мейла, на които колегата или шефът трябва да отговорят, писмо с една дума, най-много да те напсуват мислено.
2. Не изпращай всеки мейл до 100 човека, без да има нужда от това. Не е необходимо да уведомяваш счетоводния отдел за това какво смятате да направите, за да подобрите работата на поточната линия. Когато все пак пращаш писмо до повече хора, помисли внимателно дали то засяга всеки един от тях. Много е важно да знаеш кое в чии задължения влиза.
3. Много внимавай с копията, (CC) ако пишеш нещо, което е поверително или ако изразяваш някакви негативни емоции към ръководството. Най-добре е за такива неща изобщо да не оставяш писмени следи.
4. Не изпращай мейл, ако е по-добре да се обадиш. Ако има някакъв проблем, който се нуждае от спешни действия, мейлът няма да помогне, защото шефът може да го види, след като вече нещата са станали непоправими. Също така, ако си сгафил нещо, не ползвай писмената комуникация като по-лесен начин да си признаеш. Бъди мъж и го направи лице в лице или в краен случай по телефона.
5. Бъди кратък. Всяко бизнес писмо, което се проточва в десетина параграфа, вероятно няма да бъде прочетено, а получателят му ще ти се изнерви. Говори по същество, без да украсяваш думите си – не пишеш поезия.
6. Не очаквай отговор на всеки мейл...
